Fotorelacja z eventu — jak się przygotować, żeby zdjęcia były świetne

Dobra fotorelacja to nie tylko sprzęt i talent fotografa. To też przygotowanie po stronie organizatora. Kilka ustaleń przed wydarzeniem sprawia, że zdjęcia są lepsze, a Ty dostajesz dokładnie to, czego potrzebujesz. Oto checklista.

1. Brief: po co Ci zdjęcia

Zdjęcia do relacji w social mediach? Do prasy i newslettera? Do materiałów rekrutacyjnych albo raportu dla partnerów? Od celu zależy, na czym fotograf się skupi — na ludziach, emocjach, scenie, produktach czy sponsorach.

2. Harmonogram i najważniejsze momenty

Przekaż fotografowi plan wydarzenia z godzinami. Zaznacz momenty, których nie można przegapić: przemówienie prezesa, wręczenie nagród, występ, wejście gości, wspólne zdjęcie zespołu.

3. Lista „must have”

Spisz osoby i kadry, które muszą się znaleźć w relacji:

• kluczowi goście, prelegenci, partnerzy,
• logotypy sponsorów i ścianka,
• scenografia, stoiska, detale dekoracji,
• zdjęcie grupowe — z zaplanowanym miejscem i godziną.

4. Miejsce i światło

Jeśli to możliwe, pozwól fotografowi obejrzeć miejsce wcześniej albo prześlij zdjęcia sali. Ciemne wnętrza, scena z kolorowym światłem czy plener wieczorem wymagają innego przygotowania sprzętu.

5. Zgody na wizerunek

Poinformuj uczestników, że wydarzenie będzie fotografowane — w zaproszeniu, przy rejestracji albo na tablicy przy wejściu. Jeśli na evencie są dzieci, zadbaj o zgody rodziców na publikację zdjęć. To ważne szczególnie wtedy, gdy zdjęcia trafią na stronę firmy czy do social mediów.

6. Film i zdjęcia jednego dnia

Jeśli planujesz też film z wydarzenia, zamów obie usługi u jednej ekipy. Operator i fotograf współpracują, nie wchodzą sobie w kadr, a kolorystyka filmu i zdjęć jest spójna. Więcej o tym na stronie fotorelacje z eventów.

7. Atrakcja dla gości: zdjęcia na miejscu

Przy eventach rodzinnych i firmowych świetnie sprawdza się strefa sesji zdjęciowej. Zdjęcia mogą od razu trafiać do obróbki, a gotowe pliki — np. w formie kartki z logo firmy — do skrzynek mailowych uczestników jeszcze w trakcie wydarzenia. Tak zrobiliśmy na evencie mikołajkowym dla Motorola Solutions.

8. Termin i forma oddania zdjęć

Ustal przed wydarzeniem:

• kiedy dostaniesz zdjęcia (np. kilka najlepszych od razu do social mediów, pełna galeria później),
• ile zdjęć się spodziewasz i w jakiej formie (link do galerii, pliki do pobrania),
• czy potrzebujesz wersji pionowych na relacje i rolki.

Podsumowanie

Cel, harmonogram, lista najważniejszych kadrów, zgody i termin oddania — to pięć rzeczy, które warto ustalić przed każdym eventem. Resztą zajmie się fotograf.

---

Organizujesz wydarzenie? Opowiedz nam o nim — przygotujemy fotorelację, film albo jedno i drugie.